[Nederlandse tekst: scroll naar beneden]

On a freely accessible online world map, Zeynep Erdem shows where: research vessels from all over the world sail. From the Mediterranean Sea and the Bermuda Triangle to the far north and south, dozens of ships are on the move. They accommodate groups of scientists, biologists, chemists, geologists, collecting water, particles and organisms from the surface to the deepest part the ocean and sediments from the seafloor to several meters below it. They then search for specific substances or life forms, often on the spot, bobbing on hopefully not too high waves.

All requests come in

Erdem works at the NIOZ on Texel and until 2020 she joined research expeditions as a paleoceanographer. Now she is the science coordinator in the National Marine Facilities department and a member of the National Sailing Time Committee. She receives all requests from researchers who want to join a research expedition. They request sailing time via the Marine Facilities Planning platform. Erdem: ‘They specify a location and a preferred period, because some research can only be executed during a specific season, for example. They also fill in how much sailing time they need and what research activities are planned, together with the equipment needed on board.’ That's a lot to consider, and there is a whole team behind checking the feasibility of the proposed project. Applications are often submitted before the research grant has been awarded.  ‘I don't schedule and present those applications to the committee yet, but itis convenient to know what might be coming,’ says Erdem.

Planning tool

Every year around August, Erdem gets to work on what she considers one of the most enjoyable parts of her job: mapping out the optimal route for the Dutch research fleet based on all the applications. The fleet consists of three ships. RV Adriaen Coenen, a small vessel, used for day trips to the shallowest parts of the sea. The coastal vessel, RV Wim Wolff can also operate in the wind parks in the coastal Netherlands. The ocean-going research vessel, RV Pelagia, will soon be replaced by RV Anna Weber-van Bosse. Erdem uses the MFP research planning tool that makes it possible to create an efficient schedule with a minimum number of transits and zigzag movements. ‘Sailing time is valuable, and we also need to pay attention to the sustainability. The Mediterranean Sea looks close by on a typical map, but reaching Crete, for example, takes almost 2 weeks.’ 

Many things need to be considered during the planning phase. ‘When I organized the first research expedition years ago, this planning tool wasn’t available. I made the mistake of choosing a route where the water was sometimes too shallow, so the ship couldn't get through at all,’ Erdem recalls. She shows the planning tool on her computer, which allows her to visualise all kinds of aspects: suggested routes considering the water depth and marine protected areas to locations of wind farms and marine traffic. ‘The ship also has to dock at ports at regular intervals to refuel and replenish supplies, and occasionally out of the water for maintenance.’

Points instead of money

Erdem puzzles out the route that makes the best use of the ship and can honour the most research requests. Sometimes researchers are asked to decrease their proposed sailing time, but it is almost always possible to help everyone. ‘Sometimes scientists need to wait longer than they hoped before sailing.’ And sometimes it is not possible to accommodate all requests on the only Dutch ocean-going ship, which can only be in one place at a time. That is why Erdem works mainly with European colleagues, part of Ocean Facilities Exchange Group (OFEG). Many international researchers also traveled on the (beloved!) RV Pelagia. ‘Instead of constantly asking for or paying money, we exchange points. That exchange is fairly balanced.’

After a few weeks of puzzling, Erdem has worked out three scenarios for the coming year, with some flexibility for exchanges or research projects for which funds have become available. She submits these scenarios to the National Sailing Time Committee, of which she is one of five members. The chair is Francesca Sangiorgi, senior lecturer at the Department of Earth Sciences at Utrecht University. Despite seasickness, she has joined several expeditions, for example, to Antarctica and the Gulf of Mexico. ‘Nowadays, I also try to let young researchers join expeditions.’

The decision meetings

The sailing time committee meets twice a year: once to discuss the two smaller research vessels and once to discuss RV Pelagia, which will soon be replaced by RV Anna Weber-van Bosse. In this transition period meetings are more frequent. ‘Thanks to Zeynep’s good preparation and planning, these meetings are usually not complicated,’ Sangiorgi praises coordinator Erdem. ‘She presents us with excellent plans, in which the ship is used as often as possible, with as few port days as possible and propose multiple options. Our job is then to evaluate the advantages and disadvantages of these options and make a decision’ The committee is independent and expressly has no mandate to assess the quality of the requested research in order to base permission to sail on it. ‘However, we can sometimes point out that too many sailing days have been requested for what needs to be done.’

RV Anna Weber-van Bosse: more berths and more ice

The puzzle for 2026 looked different than before. RV Anna Weber-van Bosse is bigger than RV Pelagia and can also sail in regions with light sea ice conditions, so it can sail further into the high latitudes. It can host more equipment for sampling, measurements, and containers (laboratories) and more people:  maximum berths available is 31, compared to 12 on RV Pelagia. Sangiorgi: ‘We hope that these extra places will provide more opportunities for scientists but also for educators, and outreach experts. With an excellent video connection, university and secondary school teachers can connect to land and show what it's like to be offshore and do ocean research and show what's happening on the ship, right from the ship.’ As far as she is concerned, Sangiorgi hopes that more students, for example those of the Marine Sciences programme, which Sangiorgi coordinates, will soon be able to be on board and/or participate in a virtual ship course. ‘They will also receive research data real-time from the ship, which they can use for their assignments in the class.’

De vaartijd op een onderzoeksschip verdelen – een zorgvuldig gemaakte puzzel

Om zo veel mogelijk wetenschap mogelijk te maken met de capaciteit van de Nederlandse onderzoeksvloot, is er de Nationale Vaartijd Commissie. Voorzitter Francesca Sangiorgi (UU) en ‘puzzelaar’ Zeynep Erdem (NIOZ) vertellen wat er bij hun werk komt kijken.

Op een vrij toegankelijk online wereldkaart laat Zeynep Erdem zien waar ze allemaal varen: de schepen van de wereldwijde onderzoeksvloot. Van de Middellandse zee en de Bermuda-driehoek tot ver richting de noord- en Zuidpool bewegen zich vele tientallen schepen. Ze herbergen groepen wetenschappers – biologen, chemici, geologen – die water, deeltjes en organismen verzamelen van het wateroppervlak tot uit de diepste delen van de oceaan, en sedimentmonsters verzamelen vanaf de zeebodem of meters daaronder. Om daarin – vaak ter plekke, deinend op hopelijk niet al te hoge golven – te zoeken naar bepaalde stoffen of levensvormen.

Alle aanvragen komen binnen

Erdem werkt bij het NIOZ op Texel en ging tot 2020 mee op expedities als paleo-oceanograaf. Nu is ze wetenschapscoördinator op de afdeling National Marine Facilities en lid van de Nationale Vaartijd Commissie. Bij haar komen alle aanvragen binnen van onderzoekers die mee willen op een onderzoeksschip. Ze vragen vaartijd aan via de website Marine Facilities Planning. Erdem: ‘Ze geven een locatie en een voorkeursperiode aan, want sommige onderzoeksvragen kun je bijvoorbeeld alleen in het voorjaar onderzoeken. Ook vullen ze in hoeveel vaartijd ze nodig hebben, welke onderzoeksactiviteiten ze willen uitvoeren en welke apparatuur er mee moet.’ Dat is heel wat om rekening mee te houden, dus er is een heel team dat de haalbaarheid van het voorgestelde project controleert. Aanvragen worden vaak al ingediend als de onderzoekssubsidie nog niet binnen is. Het hele project is dan nog onzeker. ‘Die aanvragen plan ik nog niet in, maar het is handig om te weten wat er mogelijk aankomt’, zegt Erdem.

Planningstool

Elk jaar rond augustus gaat Erdem aan de slag met volgens haar een van de leukste onderdelen van haar werk: met alle aanvragen een optimale route uitstippelen voor de Nederlandse onderzoeksvloot. Die bestaat uit drie schepen. Het kleine schip RV Adriaen Coenen is voor dagtochten op ondiepe zee; het kustvaartuig RV Wim Wolff kan ook opereren in de windparken voor de Nederlandse kust. Het oceaanvarende onderzoeksschip, RV Pelagia, wordt binnenkort ingeruild voor RV Anna Weber-van Bosse. Erdem gebruikt de MFP-onderzoeksplanningstool om een efficiënte planning te maken met zo weinig mogelijk verplaatsingen en zigzagbewegingen. ‘Vaartijd is kostbaar en we moeten ook aan duurzaamheid denken. Op een gewone kaart lijkt de Middellandse Zee dichtbij, maar om bijvoorbeeld Kreta te bereiken, ben je bijna twee weken onderweg.’

In de planning moet je met van alles rekening houden. ‘Toen ik jaren geleden mijn eerste expeditie organiseerde, was deze planningstool er nog niet. Ik maakte de fout om een route te kiezen waar het water soms te ondiep was, waardoor het schip er helemaal niet doorheen kon’, herinnert Erdem zich. Ze laat de planningstool zien, en hoe ze verschillende aspecten zichtbaar kan maken. Van voorgestelde routes die rekening houden met waterdiepte en beschermde mariene gebieden tot locaties van windmolenparken en scheepvaartverkeer. ‘Het schip moet ook op gezette tijden aanmeren in havens om te tanken en voorraden aan te vullen en af en toe uit het water voor onderhoud.’

Punten in plaats van geld

Al puzzelend stippelt Erdem de route uit die het schip optimaal inzet en de meeste onderzoeksaanvragen kan honoreren. Soms wordt onderzoekers gevraagd hun onderzoek met wat minder vaartijd uit te voeren, maar het lukt bijna altijd om iedereen te helpen. ‘Soms moet iemand wel langer wachten dan gehoopt.’ Soms lukt het niet om alle aanvragen kwijt te kunnen op het enige oceaangaande Nederlandse schip, dat op maar één plek tegelijk kan zijn. Daarom werkt Erdem samen met hoofdzakelijk Europese collega’s van de Ocean Facilities Exchange Group (OFEG), van wie ook onderzoekers meegaan op het (geliefde!) Nederlandse schip. ‘In plaats van daarvoor steeds geld te vragen of te betalen, wisselen we punten uit. Die uitwisseling is redelijk in evenwicht.’

Na een paar weken puzzelen heeft Erdem drie scenario’s uitgewerkt voor het volgende jaar, waarbij er nog enige flexibiliteit is voor uitwisseling of onderzoeksprojecten waarvoor geld is vrijgekomen. Die scenario’s legt ze voor aan de Nationale Vaartijd Commissie, waarvan zij een van de vijf leden is. Voorzitter is Francesca Sangiorgi, hoofddocent bij het Departement Aardwetenschappen van de Universiteit Utrecht. Ondanks zeeziekte ging ze voorheen met plezier mee op expedities, onder andere naar Antarctica end e Golf van Mexico. ‘Tegenwoordig probeer ik jonge onderzoekers het ook te laten meemaken.’

Vergaderingen: niet ingewikkeld

Twee keer per jaar vergadert de vaartijdcommissie: eens over de twee kleinere onderzoeksschepen en eens over RV Pelagia, straks vervangen door RV Anna Weber van Bosse. In deze transitieperiode zijn er wat extra vergaderingen. ‘Dankzij de goede voorbereiding en planning van Zeynep zijn die vergadering meestal niet ingewikkeld’, prijst Sangiorgi coördinator Erdem. ‘Zij legt ons uitstekende plannen voor, waarbij het schip zo vaak mogelijk wordt gebruikt, met zo min mogelijk havendagen. Ze geeft meerdere opties, waarvan wij de voor- en nadelen bespreken en waarover we een besluit nemen.’ De commissie is onafhankelijk en heeft nadrukkelijk geen opdracht om de kwaliteit van het aangevraagde onderzoek te beoordelen om daarop toestemming tot meevaren te baseren. ‘Wel kunnen signaleren wij soms dat iemand te veel vaardagen heeft aangevraagd voor wat er moet gebeuren.’

Meer ijs en meer slaapplaatsen

Het puzzelen voor 2026 zag er anders uit dan voorheen. RV Anna Weber-van Bosse is bijvoorbeeld groter dan RV Pelagia en kan varen in gebieden met enig zee-ijs. Het schip kan de poolgebieden dus dichter naderen. Het kan meer meet- en monsterapparatuur herbergen en ook meer container-laboratoria. Ook zijn er maximaal dertig slaapplaatsen beschikbaar voor wetenschappers, tegen twaalf op RV Pelagia. Sangiorgi: ‘We hopen dat er door die extra plekken behalve voor onderzoek ook meer ruimte komt voor docenten en outreach-specialisten. Met een uitstekende videoverbinding kunnen docenten van universiteiten en middelbare scholen live vanaf het schip laten zien hoe het daar is en wat er gebeurt.’ Wat haar betreft kunnen studenten, bijvoorbeeld van de opleiding Marine Sciences die Sangiorgi coördineert, straks virtueel mee aan boord. ‘Waarbij ze ook rechtstreeks vanaf het schip onderzoeksdata krijgen waarmee ze in de collegezaal aan het werk kunnen.’