NIOZ LOCATIONS ARE CLOSED STARTING 17th MARCH

  • What does the closure entail?

    All NIOZ locations are closed since 17 March until at least 1 June and employees will continue working remotely from home. This means that there is no reception staff in the buildings, the canteens are closed, the heating is turned off and there is no emergency response.

    The research vessels Stern and Navicula are out of service and the Pelagia is in a ‘standby mode’ in the NIOZ port on Texel. There is a limited crew on board the Pelagia.

  • Exceptions: when are you allowed to come to the locations?

    The basic principle remains: everything that is not 100% necessary will be postponed. If you foresee problems for your research and / or project, report this to your manager no later than March 27 so that this can be included in the MT consultation, if necessary. Only where experiments are ongoing, where animal care is concerned, necessary maintenance of installations has to be done or otherwise, the work may continue at the NIOZ locations. If this applies to you, please make agreements with the head of your department (all safety rules still apply, such as that you cannot work alone). If it is necessary that you have to be in the building, you can only do this via the main entrances with your access pass.

  • What kind of work can I do at home?

    You are expected to work from home to the best of your ability. Discuss your situation with your manager and come to an agreement. If, due to circumstances, you are unable to work all your contract hours, you can nevertheless add up your hours in the time sheets in NIMS to the maximum number of your contract hours using the time code 'home work' (W1) or 'work elsewhere' (W3).

    Please do NOT use your out-of-office-reply (unless you are actually on (sick) leave and not working at all), since you are still available for work via e-mail.

    If you want to notify your e-mailcontacts that you are working remotely and perhaps not as quickly as usual, you can add a brief comment in your e-mail signature: 'Due to Corona-virus measures at NIOZ, I work from home/remotely and this may cause some delay in my responses'

  • Where can I go with an ICT question?

    Do you have login or VPN connection problems when you work from home? Or do you have other ICT-related questions? Please send an e-mail to helpdesk@nioz.nl.

  • Can NIOZ still be reached by phone?

    The telephone exchange has been switched to a customized automatic answering machine. The emergency service remains available 24/7 for urgent facility matters via the following telephone numbers: Texel: 06-53960920 and Yerseke: 06-12964919.

    You can reach your supervisor via mobile phone. If you don't have your supervisor's mobile number you can ask him/her by email.

  • How do I keep in touch with my colleagues?

    We recommend that you maintain regular contact with your colleagues via digital channels (e-mail, whatsapp, telephone). For meetings, you can use a group whatsapp, Skype or Microsoft Teams (part of Office 365). In addition to work-related matters, it is also important to maintain contact with colleagues who do not (yet) have a social network in the Netherlands. All supervisors and managers are asked to take extra care of this.

  • What should I do if I get sick?

    Instead of reporting illness and recovery by telephone, you must now send an email to HRM via hrm@nioz.nl. In case of (a suspicion of) Corona-related complaints, you should also send a mail to corona@nioz.nl and contact your doctor by telephone.

  • Are the declarations, invoices and salaries still paid?

    All salaries will be paid monthly, as usual.

    Declaration forms and invoices can be submitted by e-mail to Finance via finance@nioz.nl

    Employee and salary changes are processed as well as possible. Forms or requests must be sent by email to hrm@nioz.nl. The normal workflow continues to apply: so ask permission from your manager first and then forward your request to hrm@nioz.nl

  • How can I send or receive mail and packages?

    The reception is closed, so you have to send mail yourself via a post office (please keep the receipt if you require a refund of the postage).

    Only large packages can be sent through the stock room / purchase which is manned - until further notice - between 10-12 hrs at NIOZ Texel by Ruud Witte and Peter-Roy Alkema.

GUEST STAYS

  • Is the Potvis still open on Texel?

    All NIOZ residents of the Potvis can stay there. The dormitories, kitchen and bar are closed as from 17 March. Do you have questions? Please contact the administrator of the building Ruud Dienaar by e-mail at: r.dienaar@woontij.nl

  • Is De Kêête in Yerseke still open?

    All residents of De Kêête can stay there. In view of the necessary use of communal areas in De Keete, we ask all residents to pay extra attention to the hygiene measures provided by the RIVM (Dutch National Institute for Public Health and the Environment). As soon as there is a suspicion of Corona-related complaints, please send an e-mail to corona@nioz.nl

ARRIVING AND DEPARTING EMPLOYEES & STUDENTS

  • Can new student topics start?

    The start of new student topics should be postponed for at least 1 month from March 17. No new students are admitted to the guesthouses. If this immediately presents practical housing problems, please contact your supervisor by e-mail.

  • What about contracts starting or ending before 1 June?

    HRM has an overview of trainees and employees with contracts starting or ending before 1 June; HRM will contact the managers about each individual situation.

TRAVEL, BOAT TRIPS AND FIELDWORK

  • What about travel and field work abroad and in the Netherlands?

    NIOZ follows the guidelines of the RIVM (The Dutch Institute for Public Health and the Environment). No travel / fieldwork will continue or start until further notice. With regard to the use of the Navicula and the Pelagia, all cruises up to and including April have been canceled. The cruises planned for May will be discussed in the MT meeting on Monday 30 March. You can ask your manager should you have any questions about this subject.

Q&A Coronavirus maatregelen

De vragen en antwoorden hieronder zijn gebaseerd op de eerdere updates die zijn geplaatst op intranet en die je per e-mail hebt ontvangen. Staat je vraag er niet bij, neem dan contact op met je leidinggevende of stuur een e-mail naar: corona@nioz.nl. Nieuwe updates over maatregelen ontvang je van het Corona crisisteam via je NIOZ e-mailadres en vind je op intranet en in deze Q&A op de NIOZ-website waar alle medewerkers bij kunnen. Laatst bijgewerkt op dinsdag 24 maart om 17:56 uur

NIOZ LOCATIES PER 17 MAART GESLOTEN

  • Wat houdt de sluiting in?

    Alle NIOZ-locaties zijn per 17 maart gesloten tot in ieder geval 1 juni en medewerkers werken thuis/op afstand verder. Dit betekent dat alle fysieke overleggen, vaartochten, veldwerk e.d. waarbij sprake is van bijeenkomsten met meer dan drie personen niet door kunnen gaan. Ook is er in de gebouwen geen receptie, zijn de kantines dicht zijn, staat de verwarming uit en is er geen BHV aanwezig.

    De schepen de Stern en de Navicula zijn uit de vaart en de Pelagia ligt in de NIOZ-haven in de stand-by modus. Aan boord van de Pelagia is bemanning aanwezig.

  • Uitzonderingen: wanneer mag je wel naar de locaties komen?

    Aan alle MT-leden is gevraagd om te inventariseren wat de impact van een lockdown tot 1 juni is op het lopende onderzoek en/of projecten. Aanstaande maandag 30 maart komt het MT bijeen om een prioritering te maken welke onderzoeken en/of projecten kunnen doorgaan. Het basis uitgangspunt blijft hierbij bestaan: alles wat niet 100% noodzakelijk is, wordt uitgesteld. Mocht je problemen voorzien voor je onderzoek en/of project, meld dit dan uiterlijk 27 maart aanstaande bij je leidinggevende zodat dit, indien nodig, meegenomen kan worden in het MT-overleg.

    Totnogtoe geldt: alleen daar waar experimenten lopen, sprake is van dierverzorging, noodzakelijk onderhoud aan installaties of anderszins, mogen de werkzaamheden op de NIOZ locaties doorgaan. Geldt dit voor jou, dan stem je dit af met je afdelingshoofd (hierbij zijn wel de veiligheidsregels van toepassing, dus dat er niet alleen gewerkt mag worden). Wanneer het noodzakelijk is dat je in het gebouw moet zijn, dan kan dit via de hoofdingangen met je toegangspas.

  • Wat voor werkzaamheden kan ik thuis doen?

    Je wordt geacht naar vermogen thuis te werken. Maak hierover afspraken met je leidinggevende. Mocht je door omstandigheden niet al je contracturen kunnen werken, dan vul je in de tijdschrijfstaten in NIMSje uren toch aan tot je maximum aantal contracturen met de tijdschrijfcode ‘thuiswerk’ (W1) of ‘werk elders’ (W3).

    NIET je automatische afwezigheidsmelding aanzetten in Outlook (tenzij je officeel vrij neemt of je hebt ziekgemeld via hrm@nioz.nl): je bent immers aan het werk op afstand en via mail bereikbaar.

    Als je je mailcontacten toch graag wil melden dat je vanaf thuis werkt en daardoor misschien minder snel kunt reageren, zet dan een kort berichtje in je mail-handtekening, bijv: 'Vanwege Corona-maatregelen werk ik op afstand/thuis en reageer ik mogelijk minder snel dan gebruikelijk.'

  • Waar kan ik terecht met een ICT vraag?

    Heb je inlog- of VPN-verbindingsproblemen als je thuiswerkt? Of heb je andere ICT-gerelateerd vragen? Stuur dan een e-mail naar helpdesk@nioz.nl.

  • Is het NIOZ nog telefonisch bereikbaar?

    De telefooncentrale is overgeschakeld op een aangepaste automatische beantwoording. De storingsdienst blijft 24/7 bereikbaar voor dringende facilitaire zaken via de volgende telefoonnummers: Texel: 06-53960920 en Yerseke: 06-12964919.

    Je leidinggevende/supervisor kun je bereiken via de mobiele telefoon. Heb je het mobiele nummer van je leidinggevende/supervisor niet? Vraag die dan bij hem/haar per mail op.

  • Hoe houd ik contact met collega’s?

    We raden je aan om via digitale wegen (e-mail, whatsapp, telefoon) regelmatig contact met je collega’s te onderhouden. Maak voor overleggen gebruik van groepswhatsapp, Skype of Microsoft Teams (onderdeel van Office 365).Naast werkinhoudelijke afstemming, is het ook belangrijk om contact te onderhouden met collega’s die (nog) geen sociaal netwerk in Nederland hebben. Aan begeleiders en leidinggevenden wordt gevraagd om hier extra zorg voor te dragen.

  • Wat moet ik doen als ik ziek word?

    Ziek- en betermelden doe je niet telefonisch maar per email bij HRM via hrm@nioz.nl. Bij (een vermoeden van) Corona-gerelateerde klachten stuur je je ziekmelding ook naar corona@nioz.nl, en neem je telefonisch contact op met je huisarts.

  • Worden de declaraties, facturen en salarissen nog gewoon betaald?

    De salarissen worden zoals gewoonlijk maandelijks betaald.

    Declaraties en facturen kun je per e-mail indienen bij Financiën via finance@nioz.nl

    Personeels- en salarismutaties worden zo goed en optimaal mogelijk verwerkt. Formulieren of verzoeken moeten per mail worden doorgegeven aan hrm@nioz.nl. Hierbij blijft de normale workflow van toepassing: dus eerst toestemming van je leidinggevende en dan doorsturen naar hrm@nioz.nl

  • Hoe verstuur ik post of pakketten?

    De receptie is gesloten, dus post moet je zelf verzenden via het postkantoor (bewaar bonnetjes als je frankering wilt declareren).

    Alleen het verzenden van grote pakketten loopt via de vooraadkamer/inkoop; op locatie Texel is vooralsnog Ruud Witte of Peter-Roy Alkema aanwezig tussen 10-12 uur.

GASTENVERBLIJVEN

  • Is de Potvis op Texel nog open?

    Alle NIOZ-bewoners van de Potvis kunnen daar gewoon verblijven. Wel zijn de slaapzalen, keuken en bar vanaf 17 maart gesloten. Heb je vragen? Neem dan per e-mail contact op met beheerder Ruud Dienaar via: r.dienaar@woontij.nl

  • Is De Kêête in Yerseke nog open?

    Alle bewoners van De Kêête kunnen daar gewoon verblijven. Gezien het noodzakelijk gebruik van gezamenlijke ruimtes in De Kêête verzoeken we alle bewoners de hygiënemaatregelen van het RIVM extra in acht te nemen. Zodra een vermoeden ontstaat van Corona-gerelateerde klachten, stuur dan een mail naar corona@nioz.nl

NIEUWE OF VERTREKKENDE MEDEWERKERS & STUDENTEN

  • Kunnen er nieuwe studententopics starten?

    De start van nieuwe studententopics dienen vanaf 17 maart minstens 1 maand te worden uitgesteld. Er worden geen nieuwe studenten in de gastenverblijven toegelaten. Als dat direct praktische huisvestingsproblemen geeft, neem dan per e-mail contact op met contact op met je supervisor.

  • Hoe gaat het met contracten die starten of eindigen voor 1 juni?

    HRM heeft een overzicht van stagiairs en medewerkers voor wie in de periode tot 1 juni het contract start of eindigt; HRM overlegt hierover per individuele situatie met desbetreffende leidinggevende.

REIZEN, VAARTOCHTEN EN  VELDWERK

  • Hoe zit het met reizen en veldwerk in het buitenland en in Nederland?

    Het NIOZ volgt de RIVM-richtlijnen. Alle reizen/veldwerk gaan tot nader orde niet door. Voor wat betreft de vaartochten van de Navicula en de Pelagia zijn alle tochten tot en met april geannuleerd. De vaartochten gepland in mei worden maandag 30 maart in het MT besproken. Eventuele vragen hierover kan je stellen aan je leidinggevende.