PROTOCOL FOR EASING OF NIOZ LOCKDOWN

From 22 June the NIOZ-lockdown will be eased. At the start of the NIOZ-lockdown the credo was: you work at home, unless. From 22 June the credo is: if you can work from home, do so as much as possible. If it is necessary to come to a NIOZ location to work or to meet colleagues, you may go with the permission of your department head. Let your department head know when and how long you’re staying in a location. Always keep a distance of one and a half meters from each other, do not shake hands and wash your hands when entering a location with disinfectant. Follow the instructions listed in the protocol. Do you have a cold or a fever? You must stay at home

From 1 June the work on the research vessels will be resumed. Admission to one of the research vessels is only possible with the permission of the captain (Pelagia) or shipmaster (Navicula and Stern) and in compliance with the guidelines as drawn up in the protocol.

THE Q&A BELOW IS UPDATED ON 30 JUNE 2020

  • When are you allowed to come to the locations?

    From 22 June the NIOZ-lockdown will be eased. At the start of the NIOZ-lockdown the credo was: you work at home, unless. From 22 June the credo is: if you can work from home, do so as much as possible. If it is necessary to come to a NIOZ location to work or to meet colleagues, you may go with the permission of your department head. Let your department head know when and how long you’re staying in a location.

  • What kind of work can I do at home?

    You are expected to work from home to the best of your ability. Discuss your situation with your manager and come to an agreement. If, due to circumstances, you are unable to work all your contract hours, you can nevertheless add up your hours in the time sheets in NIMS to the maximum number of your contract hours using the time code 'home work' (W1) or 'work elsewhere' (W3).

    Please do NOT use your out-of-office-reply (unless you are actually on (sick) leave and not working at all), since you are still available for work via e-mail.

    If you want to notify your e-mailcontacts that you are working remotely and perhaps not as quickly as usual, you can add a brief comment in your e-mail signature: 'Due to Corona-virus measures at NIOZ, I work from home/remotely and this may cause some delay in my responses'

  • Where can I go with an ICT question?

    Do you have login or VPN connection problems when you work from home? Or do you have other ICT-related questions? Please send an e-mail to helpdesk@nioz.nl.

  • Can NIOZ still be reached by phone?

    The reception is open during office hours (see the tab Contact on this website for contact details). The emergency service remains available 24/7 for urgent facility matters via the following telephone numbers: Texel: 06-53960920 and Yerseke: 06-12964919.

    You can reach your supervisor via mobile phone. If you don't have your supervisor's mobile number you can ask him/her by email.

  • How do I keep in touch with my colleagues from home?

    We recommend that you maintain regular contact with your colleagues via digital channels (e-mail, whatsapp, telephone). For meetings, you can use a group whatsapp, Skype or Microsoft Teams (part of Office 365). In addition to work-related matters, it is also important to maintain contact with colleagues who do not (yet) have a social network in the Netherlands. All supervisors and managers are asked to take extra care of this.

  • What should I do if I get sick?
    • Instead of reporting illness and recovery by telephone, you must now send an email to HRM via hrm@nioz.nl. In case of (a suspicion of) Corona-related complaints, you should also send a mail to corona@nioz.nl and contact your doctor by telephone.
  • Are the declarations, invoices and salaries still paid?

    All salaries will be paid monthly, as usual.

    Declaration forms and invoices can be submitted by e-mail to Finance via finance@nioz.nl

    Please note the following;

    • Complete the cover page of the declaration (ie including KPL and/or Project number)
    • Submit 1 declaration form per purchase or trip
    • Send per mail including the receipts in 1 file, with the cover page of the declaration being the 1st page

    For questions you can send an email to finance@nioz.nl

    Employee and salary changes are processed as well as possible. Forms or requests must be sent by email to hrm@nioz.nl. The normal workflow continues to apply: so ask permission from your manager first and then forward your request to hrm@nioz.nl

  • How can I send or receive packages?

    Large packages can be sent through the stock room / purchase which is manned - until further notice - between 10-12 hrs at NIOZ Texel by Ruud Witte and Peter-Roy Alkema.

  • Can major meetings or events be planned?

    The Dutch cabinet press conference of 21 April stated that events will not take place in The Netherlands until 1 September 2020. This means that no major events nor meetings (except online) will take place at NIOZ, nor will any such major event or meeting be organised elsewhere by NIOZ until 1 September.

  • Company restaurant Texel

    The company restaurant on Texel will reopen on 1 July. A maximum of 40 people may be present in the restaurant and 12 people on the terrace at the same time. The caterer has drawn up procedures which are available on intranet.

  • Canteen Yerseke

    From 1 July it will be possible to use the canteen in Yerseke. A maximum of 10 people are allowed in the canteen at the same time, and a maximum of 2 people in the kitchen.

GUEST STAYS

  • Is the Potvis on Texel open?

    All NIOZ residents of the Potvis can stay there. The dormitories, kitchen and bar are closed as from 17 March. Do you have questions? Please contact the administrator of the building Ruud Dienaar by e-mail at: r.dienaar@woontij.nl

  • Is De Kêête in Yerseke open?

    All residents of De Kêête can stay there. In view of the necessary use of communal areas in De Keete, we ask all residents to pay extra attention to the hygiene measures provided by the RIVM (Dutch National Institute for Public Health and the Environment). As soon as there is a suspicion of Corona-related complaints, please send an e-mail to corona@nioz.nl

INTERNSHIPS

  • Can internships continue or start?

    Only trainees who can do a theoretical internship and can be supervised remotely may start before 1 September. All other internship assignments will be postponed.

  • MaMa course 2020 cancelled

    Given the current situation, the Marine Masters Summer Course (5-17 July, 2020) is cancelled.

    Dörte Poszig, education coordinator, will inform all the students who have applied for the course.

TRAVEL, BOAT TRIPS AND FIELDWORK

  • What about travel and field work abroad and in the Netherlands?

    NIOZ follows the guidelines of the RIVM (The Dutch Institute for Public Health and the Environment).

    Air travel
    Following a couple of Dutch universities, making a trip by plane under the responsibility of NIOZ is not permitted until further notice. If you decide to fly on a personal basis, NIOZ will not guarantee either the costs nor any other consequences.

    Research vessels

    Work on the research vessels will be resumed. Admission to one of the research vessels is only possible with the permission of the captain (Pelagia) or shipmaster (Navicula and Stern) and in compliance with the prevention guidelines as drawn up in the protocol.

    You can ask your manager if you have any questions about this subject.

Q&A Coronavirus maatregelen

De vragen en antwoorden hieronder zijn gebaseerd op de eerdere updates die zijn geplaatst op intranet en die je per e-mail hebt ontvangen. Staat je vraag er niet bij, neem dan contact op met je leidinggevende of stuur een e-mail naar: corona@nioz.nl. Nieuwe updates over maatregelen ontvang je van het Corona-team via je NIOZ e-mailadres en vind je op intranet en in deze Q&A op de NIOZ-website waar alle medewerkers bij kunnen.

PROTOCOL VOOR VERSOEPELING NIOZ LOCKDOWN

Vanaf 22 juni wordt de NIOZ-lockdown versoepeld. Bij de start van de NIOZ-lockdown was het credo: je werkt thuis, tenzij. Vanaf 22 juni geldt: als je thuis kan werken, doe dat dan zoveel mogelijk. Is het nodig om naar een NIOZ-locatie te komen om te werken of collega’s te ontmoeten, dan kan dat na toestemming van je afdelingshoofd. Je laat je afdelingshoofd weten wanneer en hoelang je in een locatie verblijft. Daarbij geldt dat je altijd anderhalve meter afstand houdt tot elkaar, je geen handen schudt en je handen wast bij binnenkomst van een locatie. Je volgt verder de aanwijzingen in het protocol. Ben je verkouden of heb je koorts? Dan blijf je sowieso thuis.

Vanaf 1 juni wordt het werk op de onderzoeksschepen hervat. Toegang tot een van de schepen is alleen mogelijk met toestemming van de kapitein (Pelagia) of schipper (Navicula en Stern) en bij naleving van de richtlijnen zoals opgesteld in het protocol.

Q&A hieronder is bijgewerkt op 30 juni 2020

  • Wanneer mag je naar de locaties komen?

    Vanaf 22 juni wordt de NIOZ-lockdown versoepeld. Bij de start van de NIOZ-lockdown was het credo: je werkt thuis, tenzij. Vanaf 22 juni geldt: als je thuis kan werken, doe dat dan zoveel mogelijk. Is het nodig om naar een NIOZ-locatie te komen om te werken of collega’s te ontmoeten, dan kan dat na toestemming van je afdelingshoofd. Je laat je afdelingshoofd weten wanneer en hoelang je in een locatie verblijft.

  • Wat voor werkzaamheden kan ik thuis doen?

    Je wordt geacht naar vermogen thuis te werken. Maak hierover afspraken met je leidinggevende. Mocht je door omstandigheden niet al je contracturen kunnen werken, dan vul je in de tijdschrijfstaten in NIMS je uren toch aan tot je maximum aantal contracturen met de tijdschrijfcode ‘thuiswerk’ (W1) of ‘werk elders’ (W3).

    NIET je automatische afwezigheidsmelding aanzetten in Outlook (tenzij je officeel vrij neemt of je hebt ziekgemeld via hrm@nioz.nl): je bent immers aan het werk op afstand en via mail bereikbaar.

    Als je je mailcontacten toch graag wil melden dat je vanaf thuis werkt en daardoor misschien minder snel kunt reageren, zet dan een kort berichtje in je mail-handtekening, bijv: 'Vanwege Corona-maatregelen werk ik op afstand/thuis en reageer ik mogelijk minder snel dan gebruikelijk.'

  • Waar kan ik terecht met een ICT vraag?

    Heb je inlog- of VPN-verbindingsproblemen als je thuiswerkt? Of heb je andere ICT-gerelateerd vragen? Stuur dan een e-mail naar helpdesk@nioz.nl.

  • Is het NIOZ nog telefonisch bereikbaar?

    De receptie is open tijdens kantooruren (zie voor contactgegevens het tabblad Contact op deze website). De storingsdienst blijft 24/7 bereikbaar voor dringende facilitaire zaken via de volgende telefoonnummers: Texel: 06-53960920 en Yerseke: 06-12964919.

    Je leidinggevende/supervisor kun je bereiken via de mobiele telefoon. Heb je het mobiele nummer van je leidinggevende/supervisor niet? Vraag die dan bij hem/haar per mail op.

  • Hoe houd ik contact met collega’s?

    We raden je aan om via digitale wegen (e-mail, whatsapp, telefoon) regelmatig contact met je collega’s te onderhouden. Maak voor overleggen gebruik van groepswhatsapp, Skype of Microsoft Teams (onderdeel van Office 365).Naast werkinhoudelijke afstemming, is het ook belangrijk om contact te onderhouden met collega’s die (nog) geen sociaal netwerk in Nederland hebben. Aan begeleiders en leidinggevenden wordt gevraagd om hier extra zorg voor te dragen.

  • Wat moet ik doen als ik ziek word?

    Ziek- en betermelden doe je niet telefonisch maar per email bij HRM via hrm@nioz.nl. Bij (een vermoeden van) Corona-gerelateerde klachten stuur je je ziekmelding ook naar corona@nioz.nl, en neem je telefonisch contact op met je huisarts.

  • Worden de declaraties, facturen en salarissen nog gewoon betaald?

    De salarissen worden zoals gewoonlijk maandelijks betaald.

    Declaraties en facturen kun je per e-mail indienen bij Financiën via finance@nioz.nl

    Let daarbij wel op het volgende:

    • Vul het voorblad van de declaratie volledig in (dus inclusief KPL en/of Projectnummer).
    • Dien per aankoop of reis 1 declaratieformulier in.
    • Digitale aanlevering inclusief de bonnen in 1 bestand, waarbij het voorblad van de declaratie het 1e blad is.

    Voor vragen kun je finance@nioz.nl een mail sturen.

    Personeels- en salarismutaties worden zo goed en optimaal mogelijk verwerkt. Formulieren of verzoeken moeten per mail worden doorgegeven aan hrm@nioz.nl. Hierbij blijft de normale workflow van toepassing: dus eerst toestemming van je leidinggevende en dan doorsturen naar hrm@nioz.nl

  • Hoe verstuur ik pakketten?

    Het verzenden van grote pakketten loopt via de vooraadkamer/inkoop; op locatie Texel is vooralsnog Ruud Witte of Peter-Roy Alkema aanwezig tussen 10-12 uur.

  • Kunnen grote evenementen gepland worden?

    In de persconferentie van 22 april zei premier Rutte dat evenementen tot 1 september aanstaande niet doorgaan. Dit betekent dat tot 1 september geen grote evenementen en/of bijeenkomsten plaatsvinden bij het NIOZ of elders door het NIOZ georganiseerd worden, behalve online.

  • ​Bedrijfsrestaurant Texel

    Vanaf 1 juli heropent het bedrijfsrestaurant op Texel. Er mogen maximaal 40 mensen in het restaurant en 12 mensen op het terras gelijktijdig aanwezig zijn. De cateraar heeft richtlijnen opgesteld over de openingstijden en het gebruik van het bedrijfsrestaurant. De richtlijnen zijn te vinden op het intranet.

  • ​Kantine Yerseke

    Vanaf 1 juli is gebruik van de kantine in Yerseke mogelijk. Er mogen maximaal 10 mensen in de kantine en maximaal 2 personen in de keuken gelijktijdig aanwezig zijn.

GASTENVERBLIJVEN

  • Is de Potvis op Texel open?

    Alle NIOZ-bewoners van de Potvis kunnen daar gewoon verblijven. Wel zijn de slaapzalen, keuken en bar vanaf 17 maart gesloten. Heb je vragen? Neem dan per e-mail contact op met beheerder Ruud Dienaar via: r.dienaar@woontij.nl

  • Is De Kêête in Yerseke open?

    Alle bewoners van De Kêête kunnen daar gewoon verblijven. Gezien het noodzakelijk gebruik van gezamenlijke ruimtes in De Kêête verzoeken we alle bewoners de hygiënemaatregelen van het RIVM extra in acht te nemen. Zodra een vermoeden ontstaat van Corona-gerelateerde klachten, stuur dan een mail naar corona@nioz.nl

STUDENTEN

  • Kunnen stages doorgaan of starten?

    Alleen stagiairs die met een theoretische stage en op afstand begeleid kunnen worden, mogen starten voor 1 september. Alle overige stageopdrachten worden uitgesteld.

  • MaMa zomercursus 2020 geannuleerd

    Gezien de huidige situatie is het niet mogelijk om de Marine Masters Summer Course (5-17 juli 2020) door te laten gaan. Dörte Poszig, onderwijscoördinator, zal alle studenten die zich hebben aangemeld, hiervan op de hoogte stellen.

REIZEN, VAARTOCHTEN EN  VELDWERK

  • Hoe zit het met reizen en veldwerk in het buitenland en in Nederland?

    Het NIOZ volgt de RIVM-richtlijnen.

    Vliegreizen

    In navolging van een aantal universiteiten is het maken van vliegreizen onder NIOZ-verantwoordelijkheid tot nader orde niet toegestaan. Mocht je op persoonlijke titel besluiten om te vliegen, dan staat het NIOZ hier niet voor garant: niet voor de kosten noch voor eventuele andere gevolgen.

    Schepen
    Het werk op de onderzoeksschepen wordt hervat. Toegang tot een van de schepen is alleen mogelijk met toestemming van de kapitein (Pelagia) of schipper (Navicula en Stern) en bij naleving van de preventierichtlijnen zoals opgesteld in het opstartprotocol.

    Eventuele vragen hierover kan je stellen aan je leidinggevende.